-->

Follow Daily Trip

Tugas Dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi Front Office

Tugas  dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi Front Office

tugas front office, tugas dan tanggung jawab struktur organisasi front office, struktur organisasi front office department, struktur organisasi front office dan job description, struktur organisasi front office, struktur organisasi front office dan tugasnya.
Tugas  Dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi Front Office
 

Struktur Organisasi Front Office. Besar kecilnya suatu organisasi hotel tidaklah sama. Hal ini dipengaruhi oleh besar kecilnya operasional hotel tersebut seperti jumlah kamar yang dimiliki. Semakin besar jumlah kamar yang tersedia “available”, semakin banyak pula departemen dan karyawan yang diperlukan. Hal-hal yang mempengaruhi besar kecilnya organisasi suatu hotel dapat dikemukakan sebagai berikut : 

  • Jumlah kamar yang tersedia 
  • Tipe atau jenis hotel
  • Manajemen hotel

 

Dalam struktur organisasi Front Office department pun sama. semakin besar operasional suatu hotel, maka struktur organisasi di front office pun juga akan menyesuaikan dengan operasional hotel.

 

Strukutr organisasi Front Office pun juga harus menyesuaikan dengan faktor yang lain, seperti yang disebutkan di atas, tipe atu jenis tamu juga dapat mempengaruhi sebuah struktur organisasi. Selain itu faktor manajemen hotel juga dapat berpengaruh. Bila mana sebuah manajemen melihat sebuah struktur organisasi Front office harus lengkap, maka dibuatlah seperti itu. jadi sebuah struktur organisasi Front Office dapat dipengaruhi oleh ketiga hal tersebut.
 

Dalam penyelegaraan opersional organisasi Front Office Departement, tentu membutuhkan organisasi yang memadai yang mudah dipahami oleh seluruh karyawan yang terlibat. Untuk itu perlu mengetahui hal-hal yang tekandung dalam suatu Struktur organisasi Front Office, seperti :

  • Fungsi dari masing-masing bagian yang ada di Front Office.
  • Tanggung jawab masing-masing bagian.
  • Jalur atau alur suatu system pelaporan.
  • Tingkatan tanggung jawab dan wewenang yang dimiliki.
  • Hubungan horizontal dan vertical anatara masing-masing pejabat yang bekerja dalam struktur organisasi front office.


Baca Juga : Pengertian Front Office : Tugas dan Tanggung Jawab Front Office, serta Penjelasan Secara Lengkap


Manfaat Struktur Organisasi

Stuktur oraganisasi yang baik dan efektif mutlak diperlukan dalam menjalankan operasional, tidak terkeculai struktur organisasi front office department, karena dalam suatu struktur organisasi yang baik akan memiliki dampak positif, seperti :

  • Setiap petugas dan karyawan dapat dengan jelas mengetahui tugas, jabatan, tanggung jawab, serta wewenangnya.
  • Dapat memudahkan terjadinya koordinasi antara para petugas dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari.
  • Dapat mempelancar tugas-tugas para karyawan yang bertugas.
  • Tugas karyawan menjadi lebih lebih ringan.
  • Dapat menciptakan suasana kerja yang menyenangkan.
  • Dapat mempertahankan dan meningkatkan mutu pelayanan kepada pelanggan yang membutuhkan.
  • Kepuasan tamu terhadap pelayanan dapat dipertahankan bahkan ditingkatkan.
  • Dapat meningkatkan pendapatan perusahaan atau karyawannya.


Struktur Organisasi Front Office Department

Susunan struktur organisasi Front Office dan para karyawan yang dibutuhkan di front office department juga ditentukan oleh hal-hal yang telah diuraikan di atas. Di samping itu banyaknya seksi-seksi dan jumlah karyawan yang dibutuhkan, sangat ditentukan oleh jumlah kamar yang dimiliki, fasilitas kamar, tipe pelayanan yang diterapkan, serta menejemen dari hotel tersebut. Untuk lebih jelasnya, berikut ini gambar struktur organisasi Front Office Department.
 
tugas dan tanggung jawab struktur organisasi front office, struktur organisasi front office department, struktur organisasi front office dan job description, struktur organisasi front office, struktur organisasi front office dan tugasnya.
Struktur Organisasi Front Office

Gambar di atas menunjukan bagai mana alaur tanggung jawab dari Front Office. Bisa kita lihat, pimpinan tertinggi dalam struktur organisasi Front Office department adalah seorang Front Office Manager (FO Manager). dan di bawah Front Office Manager tersebut terdapat enam section yang mendukung dan setiap section tersebut dipimpin oleh seorang atasan section tersebut. Atasan dari masing-masing section ini akan membantu tugas dari seorang Front Office Manager.


Untuk uraian mengenai tugas dan tanggung jawab struktur organisasi Front Office dapat dilihat pada Subjudul yang berikutnya. tugas dan tanggung jawab dari struktur organisasi Front Office ini sering disebit dengan istilah job description. Job Description adalah suatu daftar terperinci tentang semua tugas utama suatu pekerjaan yang menyangkut hal-hal seperti: 
  • pelaporan mengenai hubungan kerja antar bagian atau seksi.
  • tugas-tugas tambahan yang harus dikerjakan.
  • kondisi pekerjaan.
  • serta bahan dan peralatan yang dibutuhkan dalam melaksanakan tugas dan kegiatan.
 
Untuk mengetahui struktur Organisasi Front Office dan Job Description, baca penjelasannya berikut ini.
 

Struktur Organisasi Front Office dan Tugannya (Job Description)

tugas front office, tugas dan tanggung jawab struktur organisasi front office, struktur organisasi front office department, struktur organisasi front office dan job description, struktur organisasi front office, struktur organisasi front office dan tugasnya.
Tugas  Dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi Front Office
 

Tugas dan tanggung jawab suatu jabatan dinyatakan dalam statmen tertulis untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan atau kemungkinan terjadinya tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas serta tanggung jawab. Maka berikut ini tugas dan tanggung jawab Struktur Organisasi Front Office.

1. Front Office Manajer (FOM)

Mengarahkan dan mengawasi seluruh bawahan secara langsung dan menjamin bahwa operasional sehari-hari dapat berjalan lancer di departemen kantor depan.

  • Berpartisipasi dalam proses seleksi dan penerimaan karywan di kantor depan
  • Merencanakan pelatihan, cross train, dan pelatihan kembali karyawan di kantor depan.
  • Membuat dan mengatur jadwaal kerja bawahan
  • Mengawasi pekerjaan bawahan terutama pada pergantian shift dan jam-jam sibuk
  • Mengevaluasi kemampuan kerja karyawan.
  • Memelihara hubungan kerja dan komunikasi yang baik dengan seluruh departemen yang ada di hotel.
  • Mengontrol dan mengawasi penggunaan master key
  • Mengontrol kondisi kamar yang paling akhir, untuk menghindari hal-hal yang belum terkontrol.
  • Menyelesaikan permasalahan tamu dengan cepat, efesien, dan penuh keramah tamahan
  • Memadukan kerja dengan alokasi budget yang telah diteapkan
  • Memperoleh data yang paling muktahir dari tamu yang dating rombongan.
  • Membuat jadawal yang teratur tentang pertemuan denagan bawahan atau dengan department head
  • Memeriksa dan mengecek kelengkapan dan kerapian seragam karyaawan.

 

2. Reservation Manager

  • Membantu FOM dalam memantau dan mengontrol akurasi penjualan kamar agar tercapai “room accupancy” (tingkaat hunian kamar) yang tinggi dengan harga yang maksimal.
  • Mempersiapkan semua laporan mengenai reservasi sehari-hari seperti penjualan kamar dalam sebulan, ;aporan mingguan, dan jumlah kamr yang terjualdalam satu malam
  • Membina dan menjalin hubungan kerja yang baik dan harmonis anatra pihak travel agent dan airlane
  • Mengecek prosedur kerja di bagian reservasi kamar agar menjadi lancar



3. Reservation Supervisor

  • Mengawasi dan mengontrol pekerjaan para petugas reservasi sehingga dapaat berjalan lancar dalam standar prosedur operasi yang berlaku di hotel
  • Menbuat jadwal kerja bawahan
  • Mempersiapkan daftar kedatangan tamu (expected arrival list) dan daftar keberangkatan tamu (expected departure list)
  • Mengecek hal-hal yang menyangkut kedatangan tamu mulai dari persiapan hingga kedatangan
  • Membuat perbaikan data reservasi agar tetap dalam kondisi “up to date”
  • Melakukan courtesy call dengan pihak travel agent, airlane, company, dan perusahaan lainnya
  • Menjalin kerjasama yang baik dengan bagian lain didepartemen kantor depan


4. Reservation

Menerima reservasi kamar sehari-hari dengan akurat dan efisien berdasarkan standard an prosedur yang berlaku di hotel, seperti :

  • Menjawab telepon reservation room sesuai dengan tata cara (manner) yang berlaku.
  • Menindak lanjuti dan menyelesaikan reservasi kamar yang masuk baik yang melalui telepon, surat, facsimile dan sebagainya.
  • Memproses semua reservasi kamar tampa menunda-nunda.
  • Melakukan persetujuan terhadap reservasi kamar atau sebaliknya karena hotel fully booking
  • Memperoses dan menyelesaikan masalah pembatalan kamar maupun resevasi yang no show
  • Menawarkan harga teringgi pada saat menerima reservasi kamar melalui telepon.
  • Menjelaskan kepada pemesan tentang fasilitas kamar yang dimiliki hotel.
  • Melakukan antisipasi dengan baik pada saat hotel sedang over booking
  • Mengarsipkan dan menyimpan semua berkas reservasi kamar.
  • Memperhatikan kemampuan lain kamar
  • Menjaga kerapihan dan kebersihan area kerjanya.
  • Mengirim persetujuan reservasi kamar
  • Mencatat semua reservasi kamar ke dalam agenda reservasi kamar melalui langkah-langkah yang telah ditentukan


5. Head Front Desk

  • Bertanggung jawab atas kelancaran kerja para petugas reception yang bertugas, agar sesuai standar opersional prosedur
  • Memperhatikan permintaan khusus tamu yang akan datang
  • Memerikasa kehadiran para staf
  • Mengatur jadwal kerja bawahannya
  • Menyelesaikan masalah keluhan tamu yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahannya


6. Reception Supervisor

  • Mengawasi dan mengkoordinir para receptionist agar dapat menjalankan fungsinya untuk melayani tamu terutama saat kedatangan sehingga diperoleh kesan yang baik
  • Menghitung house account (data keaadaan kamar paling akhir) di setiap pergantian shift
  • Membuat dan mengecek room discrepancy (perbedaan status kamar) antara FO dan HK
  • Mengecek semua peralatan dan formulir agar selalu dalam kondisi baik
  • Membuaat room sales recapitulation
  • Mengecek kunci-kunci kamar dan memerikasa kunci cadangan yang tersedia
  • Bekerja sama dengan bagian lain, khususnya menyangkut tamu rombongan


7. Receptionist

  • Menyambut dan melayani tamu yang akan check-in
  • Meeriksa reservasi tamu, mencarikan kamar sesuai pesanan tamu
  • Membantu regristasi tamu
  • Memberikan guest card, welcome drink card, serta kunci kamar
  • Mejaga kebersihan counter kantor depan serta mengecek kelengkapan peralatan serta formulir yang diperlukan
  • Menyelesaikan masalah pindahan kamar
  • Membuat pesan-pesan dalam log book, bila waktu kerja habis sementara masalah dengan tamu belum diselesaikan
  • Memberi tahu kepada housekeeping tentang kamar-kamar yang kan check out, check-in dan pindah kamar
  • Membuat room rack dan membuat house account selalu akurat
  • Melakukan pengecekan terhadap room discrepancy antara FO dan HK
  • Memasukan data regristasi ke computer,agar semua dapat memanfaatkan untuk transaksi bill


8. Information Cleck

  • Memerikasa rack informasi, memerikasa semua guest list slip yang sudah check-out dan mengecek ulang rak kamar
  • Memerikasa surat yang masuk hotel, memasukan surat yang dating mendahului tamu check-in dan meletakkannya di rak informasi.
  • Melayani pengadaan prangko dan pengiriman surat tamu yang akan menginap di hotel
  • Memeriksa surat-surat tercatat, dokumen dan lain-lain untuk segera dikirim ke kamar serta jangan lupa meminta tanda terima
  • Menerima semua pesan untuk tamu yang sedang meninggalkan kamar
  • Mengontrol semua pemberian kunci kamar, penempatan pada rak kunci, memdata kunci-kunci yang rusak
  • Memeriksa semua persediaan brosur informasi agar selalu dalam keadaan siap dan lengkap


9. Telephone Operator

  • Bertanggung jawab terhadap semua semua telepon masuk maupun keluar, kalau terpaksa penundaan harus sesingkat mungkin
  • Membantu system kumunikasi hotel agar berjalan lancer
  • Mengerjakan wake up call sesuai pesanan tamu
  • Melakukan panggilan tamu (paging) tamu melalui pengeras suara
  • Mengetahuinomer extention para pejabat hotel
  • Memonitor program music dan video sesuai dengan jadwal


10. Chif Concierge

  • Mengarahkan dan mengawsasi bawahan dalam memberikan pelayanan kepada tamu
  • Memerintahkan bell captain untuk mendistribusikan semua surat, dan facsimile yang masuk
  • Memastikan bahwa semua pesan untuk tamu dapat disampaikan secepatanya
  • Mengawasi proses penitipan barang dan system penyimpanan
  • Secara teratur menghadiri parapet department FO
  • Mengatur jadwal kerja staf sehingga tidak bentrok dengan program pelatihan yang diselenggaran hotel


11. Bell Captain

  • Mengkoordinir para bawahannya dalam menjemput kedatangan dan mengurus barang bawaan hingga samoai ke kamar dengan cepat, tepat dan penuh keramahan
  • Mengkoordinir bawahannya untuk selalu menawarkan bantuan kepada tamu
  • Menyiapkan daftar kerja bawahannya
  • Mengecek ruang penyimpanan barang secara teratur dan berkala
  • Mengurus dan menyelesaikan barang-barang yang tidak bertuan
  • Memrikasa kereta barnag dan papan pengumuman
  • Memeriksa log book secara teratur sebagai sarana komunikasi dan menindaklanjuti serta mencatan masalah yang tidak dapat diselesaikan
  • Memasatikan kondisi bell captain counter dalam keadan bersih, rapih dan semua staf  telah menggunakan seragam kerja


12. Bellboy

  • Membawa barang bawaan tamu dengan cepat dan efesien pada saat check-in, check-out maupun pindah kamar
  • Menyimpan bawang bawaan tamu apabila inginkan penitipan barang bawaannya di bell counter
  • Menyambut kedatangan tamu yang akan check-in dan mengantarkannya ke reception untuk registrasi
  • Memasukan koran yang diperlukan  ke kamar tamu
  • Memasang sign board di lobby hotel untuk acara kegiatan hari ini
  • Mengirim surat atau pesan yang mendesak ke kamar-kamar tamu
  • Memjelaskan produk dan fasilitis yang dimiliki hotel pada saat mengantar tamu menuju ke kamar


Baca Juga : Bagian-Bagian Front Office Department

 

Struktur organisasi berperan penting dalam mendukung kelancaran operasional, tidak terkecuali dengan struktur oraganisasi Front Office. Melalui struktur organisasi yang baik, dapat memudahkan karyawan dalam melaksanakan tugas-tugas yang diemban, dengan siapa ia bias berkordinasi, serta konsultasi sehingga mampu melaksanakan pekerjaan dengan baik dan lancar.

 

Ok, admin rasa cukup sampai disini penjelasan tentang Struktur Organisasi Front Office. semoga penjelasan tadi dapat bermanfaat bagi kalian yang membacannya.

LihatTutupKomentar