-->

Follow Daily Trip

Prosedur Penanganan Tamu Check In Rombongan

prosedur penanganan tamu check in rombongan, prosedur penanganan tamu check in hotel rombongan, prosedur check in tamu rombongan, prosedur penanganan tmau check in, prosedur check in,
Prosedur Penanganan Tamu Check In Rombongan

prosedur penanganan tamu check in rombongan, prosedur penanganan tamu check in hotel rombongan, prosedur check in tamu rombongan, prosedur penanganan tmau check in, prosedur check in, 

Prosedur Penanganan Tamu Check In Rombongan. Hallo semuanya, selamat datang kembali di blog Daily Trip. Pada materi kali ini, admin akan membahahas sebuah mareri lanjutan dari materi sebelumnya, yaitu prosedur penanganan tamu check in. Pada materi sebelumnya kita membahas tentang check-in tamu individu, kali ini admin akan membahas tentang prosedur penanganan tamu check-in hotel rombongan. Jadi simak artikel berikut ini.

 

Baca juga : Prosedur Penanganan Check In Tamu Individu


Prosedur Check In Hotel

Prosedur check in adalah tata cara atau standar prosedur yang dilakukan petugas reception dalam mengani kedatagnan tamu. Tamu yang datang di hotel ini bisa datang individu/perorangan, bisa juga datang dengan rombongannya. Maka dari itu, diperlukan prosedur penanganan tamu check-in yang tepat dalam menyambut kedatangan tamu.


Pada umumnya, jam check in hotel adalah jam 2 pm atau jam 2 siang. Namun terkadang tamu yang sudah memesan kamar akan datang sebelum atau sesudah jam check-in hotel tersebut. Jadi reception dan pihak hotel harus sudah siap dengan kedatangn tamu tersebut kapanpun tamu itu datang. Maka dari itu, prosedur penangan tamu check in ini sangat dibutuhkan semua yang terlibat dalam penanganan tamu check in.


Sebelum kita memasuki materi prosedur check-in tamu rombongan, admin akan menjelaskan bagaimana penanganan barang yang dibawa oleh tamu sebelum diantara ke kamar dari masing-masing tamu tersebut. Karena terkadang kedatanga barang bawan tamu, tidak berbarengan dengan kedatangan tamu tersebut, Jadi prosedur penganan tamu check-in rombongan akan sedikit berbeda.

 

Kedatangan Barang Bawaan Tamu Rombongan

prosedur penanganan tamu check in rombongan, prosedur penanganan tamu check in hotel rombongan, prosedur check in tamu rombongan, prosedur penanganan tmau check in, prosedur check in,
Prosedur Penanganan Tamu Check In Rombongan

1. Persiapan selama kedatangan barang tamu rombongan

Ada beberapa hal yang harus diketahui oleh petugas hotel sebelum proses penangan tamu check-in rombongan,  yaitu :

  • Group information adalah  informasi  tamu  rombongan. Informasi  yang  diperlukan  oleh  hotel  untuk  menyiapkan segala sesuatunya untuk  kedatangan  tamu  rombongan, termasuk  persiapan  penanganan barang bawan tamu-tamu rombongan.
  • Daftar tamu rombongan dan aktivitasnya (group activities list) adalah daftar nama-nama tamu rombongan yang akan tiba serta kegiatannya. Daftar ini diperlukan oleh hotel untuk menyiapkan pra-pendaftaran dan menetapkan kamar untuk tamu-tamu rombongan.


2. Menerima barang-barang tamu rombongan

  • Memeriksa ulang group activities list

Bell captain akan memeriksa group activities list serta mencocokkan kembali dengan group activities list yang ada pada petugas penerima tamu.

 

  • Mengeluarkan muatan barang

Selalu menggunakan metode yang benar dalam penanganan barang bawaan tamu.

 

  • Menempatkan barang

Barang ditempatkan di dekat pintu utama serta dikelompokkan menurut jenisnya. Tiap-tiap jenis barang disusun dalam satu baris agar mudah dihitung.


  • Menghitung barang tamu

Jumlah dari tiap-tiap jenis barang harus dihitung kemudian kondisi barang harus diperiksa satu-persatu untuk memastikan jika terdapat kerusakan pada barang.


  • Menginformasikan jumlah dan kondisi barang

Jumlah untuk tiap-tiap jenis barang termasuk kondisinya harus dilaporkan pada pimpinan rombongan (tour leader) secara terinci dan lengkap. Setelah diperiksa oleh tour leader kemudian dicatat pada group activities list sesuai dengan nomor kamar masing-masing anggota tamu rombongan.


  • Menggantungkan luggage tag pada barang-barang

Menggantungaj luggage tag di setiap barang bawaan tamu merupakan hal yang penting. Hal  in dilakukan untuk memastikan agar barang-barang tersebut tidak tertukar dengan barang-barng lainnya.


3. Menyortir barang tamu rombongan

Menyortir barang tamu rombongan dilakukan untuk memudahkan proses pengantaran barang ke masing-masing kamar tamu. Prosedur penyortiran dilakukan dengan cara:

  • Berdasarkan lokasi : tiap-tiap barang disortir berdasarkan lokasinya   masing-masing, contoh Gedung A, Gedung B, Bungalow A, Bungalow B, garden wing, beach wing dsb.
  • Berdasarkan lantai: setelah barang disortir berdasarkan lokasi, selanjutnya barang disortir berdasarkan lantai, contoh lantai 1, Lantai 2, Lantai 3 dst.
  • Berdasarkan nomor kamar: barang disortir berdasarkan nomor kamarnya  masing-masing,  contoh  116, 117, 219, 220, 317, 318,


4. Pengantaran

Mengantarkan barang bawaan tamu menggunakan lift service agar tidak mengganggu aktivitas tamu yang lain, pengantaran ini berdasarkan lokasi, berdasarkan lantai dan berdasarkan nomor kamar serta menggunakan kereta barang (trolley cart)


Setelah mengetahui bagaimana penanganan barang tamu rombongan, maka selanjutnya admin akan membahas prosedur penanganan tamu check-in hotel rombongan.

 

Prosedur Check In Tamu Rombongan

Prosedur check in tamu rombongan tidaklah sama dengan cara menangani tamu perorangan yang hendak check-in. Hal itu desebabkan karena jumlah tamu yang akan ditangani bisa dibilang banyak atau datang dengan sebuah group. Maka dari itu diperlukan prosedur penanganan tamu check-in rombongan, guna memberikan pelayanan yang maksimal kepada para tamu, dan memudahkan proses tamu check-in tamu rombonganmenjadi lebih cepat dan efisien.


Dalam menangani tamu check-in rombongan memerlukan perhatian khusus oleh setiap petugas hotel. Maka dari itu, adal hal-hal khusus yang perlu diketahui oleh petugas dalam penanganan tamu check-in rombongan.


1. Lokasi check-in tamu rombongan

Untuk lokasi check-in tamu rombongan, bisa dilakukan  di  lobby,  di  restoran  atau  di  function  room. Semua  itu  tergantung  dari  besarnya  rombongan,  banyaknya  tamu rombongan  yang  datang,  juga  tergantung  dari  fasilitas  yang  dimiliki  hotel. 

 

2. Pengantaran  tamu  rombongan  ke  kamar.

Tidak  semua  tamu  bisa  diantar  satu  per  satu,  khusus  hanya  yang  memang  memerlukannya  karena sama sakali tidak tahu letak kamar atau sulit untuk dijelaskan secara verbal saja.


3. Penanganan Barang tamu

Seperti yang sudaj admin sebutkan di atas, jika itu merupakan rombongan dari jauh dan membawa barang   bawaan   yang   cukup   banyak,   maka   satu   persatu   harus   dicocokkan  dengan  tour  leader,  dan  dipastikan  bahwa  tiap  barang  mempunyai luggage  tag  yang  menunjukkan  nama  tamu  dan  kamar  yang    ditempati.    Hal    itu    untuk    memudahkan   pengiriman    dan    menghindari kehilangan barang atau tertukar dengan tamu lain.


4. Waktu kedatangan tamu dan barang bawannya.

Terkadang  ada  juga  rombongan  yang  barangnya  datang  beberapa  jam  sebelum  tamunya  datang,  karena  mereka  dari  luar  negeri  atau  tempat  yang  jauh  sehingga  bagasi  barang  di  atur  terpisah  dengan  tamu  yang  datang.  Jika  ada  kasus  demikian,  pihak  concierge  harus  menyediakan luggage  store,  untuk  menyimpan  semua  barang  tamu  tersebut.  Jika  tempat  penyimpanan  barang  tidak  muat  maka  barang  akan di simpan di area dekat concierge counter/belldesk  tetapi diberi pembatas.

 

Baca Juga :  
 
 
prosedur penanganan tamu check in rombongan, prosedur penanganan tamu check in hotel rombongan, prosedur check in tamu rombongan, prosedur penanganan tmau check in, prosedur check in,
Prosedur Penanganan Tamu Check In Rombongan

Setelah menngetahui hal-hal khusus yang harus diketahui oleh petugas hotel dalam prosedur tamu check-in. Maka berikut ini adalah prosedur penanganan tamu check-in rombongan.

  1. Tamu memasuki hotel dengan bus atau beberapa kendaraan disambut oleh doorman/bellboy
  2. Bellboy sudah mempersiapkan Trolley di depan loby. Bila perlu ada kendaraan untuk mengangkut barang
  3. Tambahan personnel disiapkan, kalau perlu ada tambahan tenaga supervisor, manager dan security.
  4. Waktu menurunkan barang sebaiknya ada security dan tour leader sebagai saksi mengenai jumlah barang yang datang.
  5. Tour leader ditemui dulu untuk diantar ke lobby, diajak duduk dan berbincang.
  6. Semua tamu rombongan di persilakan duduk di lobby, lounge atau tempat khusus tidak jauh dari lobby, untuk group check-in
  7. Welcome  drink  sudah  disiapkan di tempat kedatangan tamu, jika meeting room dipakai untuk  menyambut kedatangan tamu, maka welcome drink juga dikirim ke meeting room tersebut.
  8. Bell Captain dan bellboy mengurus barang bawaan tamu dan memasang luggage tag
  9. Pimpinan rombongan mengisi registration card, satu untuk satu rombongan
  10. Receptionist memeriksa  registration card dengan teliti, biasanya disertai dengan lampiran yang diketik rapi, yang menunjukkan alokasi kamar.
  11. Cara penyerahan kunci kamar yang praktis adalah dengan menyerahkan semuanya ke tour leader.
  12. Bell Captain  mengatur  strategi  ke  bellboy  untuk  pendistribusian  barang masing-masing tamu ke kamar masing masing.
  13. Tamu dipersilakan masuk kamar masing masing setelah diberitahukan nomor kamarnya dan mendapatkan kunci kamar masing-masing.
  14. Disisi lain, bellboy  membawakan  luggage atau barang bawaan tamu. Khusus  yang  memerlukan diantar saat itu. Jika tamu datang ke kamar terlebih dahulu maka barang bawaannya    akan dikirimkan kemudian.
  15. Jika tamu diantar bellboy ke kamar melalui lift, maka tamu dipersilakan masuk lift terlebih dahulu.  
  16. Setelah sampai di lantai yang dituju, tamu dipersilakan keluar lebih dahulu baru bellboy menyusul dibelakangnya.
  17. Apabila jumlah tamu lebih dari empat didalam lift dan dirasa sesak untuk membawa barang tamu kedalamnya, maka bellboy mempersilakan tamu untuk berangkat dahulu ke lantai tertentu, dan bellboy akan menyusul dengan menggunakan lift yang lain.   
  18. Sebelum memasuki kamar, pintu kamar diketuk tiga kali
  19. Bellboy menaruh barang di luggage rack, meletakkan kunci kamar di panel
  20. Seorang bellboy yang baik harus bisa menerangkan terlebih dahulu segala fasilitas yang ada di kamar termasuk beberapa pelayanan yang bisa diberikan untuk tamu selama menginap.
  21. Sebelum pergi, sekali lagi menjelaskan bahwa kunci ada di panel dan satu lagi di card holder amplop, ke,udian kunci diserahkan ke tamu.
  22. Kembali ke bellboy station, mengisi errand card dan menyerahkannya ke captain
  23. Receptionist   mengubah   status   kamar   dari   vacant   clean   ke   occupied,  dan  pesan  itu  harus  dikirim  ke  semua  departemen  terkait, misalnya housekeeping, reservation, sales office, dan GM office.  Jika  hotel  telah  menggunakan  sistem  komputerisasi  yang  canggih,  maka  sudah  ada  informasi  akan  langsung  tersebar  ke  semua departemen secara otomatis dalam detik yang sama.
  24. Cara  lama,  mungkin  terjadi  di  beberapa  hotel,  semua  data  tamu  akan dimasukkan rekening yang ditangani oleh front office cashier
 

Pada dasarnya prosedur check-in tamu rombongan kembali lagi ke masing-masing hotel, karena setiap hotel memiliki SOP yang berbeda-beda. Namun pada dasarnya, hal tersebut guna memberikan pelayanan yang maksimal kepada setiap tamu rombonga yang hendak check-in.


Jadi, tiu lah tadi pembahasan adnin tentang Prosedur penganan tamu check-in rombongan. Semoga materi kali ini dapat bermanfaat bagi kalian yang membacanya.

prosedur penanganan tamu check in rombongan, prosedur penanganan tamu check in hotel rombongan, prosedur check in tamu rombongan, prosedur penanganan tmau check in, prosedur check in, 

Baca Juga

LihatTutupKomentar