Prosedur Check In Hotel
Prosedur check in adalah tata cara atau standar prosedur yang dilakukan petugas reception dalam mengani kedatagnan tamu. Tamu yang datang di hotel ini bisa datang individu/perorangan, bisa juga datang dengan rombongannya. Maka dari itu, diperlukan prosedur penanganan tamu check in yang tepat dalam menyambut kedatangan tamu.
Pada umumnya, jam check in hotel adalah jam 2 pm atau jam 2 siang. Namun terkadang tamu yang sudah memesana kamar akan datang sebelum atau sesudah jam check-in hotel tersebut. Jadi reception dan pihak hotel harus sudah siap dengan kedatangn tamu tersebut kapanpun tamu itu datang. Maka dari itu, prosedur penangan tamu check in ini sangat dibutuhkan semua yang terlibat dalam penanganan tamu check in.
Dan pada artikel ini, admin akan membahas bagainana prosedur penanganan check in tamu individu atau perorangan. So, jadi simak langkah-langkah cara check in hotel tamu perorangan berikut ini.
Penanganan Check in Tamu Individu
Prosedur penangan check in tamu individu ini bisa dibilang sebagai dasar dalam menyambut kedatangan tamu yang hendak check in. tamu individu atau perorangan ini lumrah atau lebih sering dijumpai oleh petugas reception. Penangan check in tamu perorangan ini tidaklah serumit tamu rombongan. Namun meski begitu, petugas yang bertanggung jawab dalam hal ini, tetap harus fokus dan memberikan pelayanan secara maksimal.
Saat tamu check in juga merupakan menjadi kesan awal yang dapat diperoleh. Jadi sebisa mungkin agar tamu tersebut merasa nyaman dan agar menghindari complaint dari tamu. So, untuk itu, berikut ini prosedur penangan check in tamu individu atau perorangan.
 |
| Prosedur Check-in Tamu Individu |
Prosedur Check In Tamu Individu
Berikut ini langkah-langkah penanganan check in tamu individu atau perorangan.
1. Bellboy atau Doorman menyambut kedatangan tamu di hotel.
Ketika tamu baru saja sampai di hotel, maka yang mendapatkan tugas pertama kali untuk menyambut tamu adalah bellboy. Bellboy akan membukan pintu kendaraan tamu dan menanyakan apakah tamu tersebut membawa barang bawaan.
Kemudian tawarkan bantuan apakah tamu tersebut ingin barang bawaannya untuk di bawakan ke kamar. Jika tamu tersebut mengiyakan, maka petugas bellboy akan memeriksa barang bawaan tamu dan mengamankannya ke tempat yang aman, atau agar tidak menggangu tamu yang lainnya.
Disaat bellboy mengurus barang bawaan tamu, bellboy akan mengarahkan tamu yang baru tiba tersebut untuk pergi ke reception atau frond desk untuk melakukan check-in atau registrasi.
Jadi langkah pertama dalam prosedur check in tamu individu seperti yang dijelaskan di atas.
2. Bellboy mengantarkan tamu ke bagian Reception untuk melakukan registrasi.
Langkah kedua dalam prosedur check in tamu individu adalah mengantarkan tamu tersebut ke reception atau front desk untuk melakukan registrasi. Pada tahap ini, tamu akan dilayani oleh receptionist untuk melakukan check in. Untuk itu, receptionist terlebih dahulu mengucapkan salam kepada tamu, menanyakan nama tamu tersebut, dan menawarkankan bantuan dengan ramah.
3. Receptionist memerikasa pemesanan kamar yang dibuat oleh tamu.
Barulah setelah prosedur check in tamu individu yang kedua tadi, maka kemudian receptionist memerikasa pemesanan kamar yang telah di buat tamu. Pada tahap ini, hal-hal yang harus ditanyakan oleh reception adalah seperti, apakah tamu tersebut sudah melakukan reservasi kamar sebelumnya. kemudian tanyakan melalui apa pemesanan kamar tersebut dilakukan, seperti perusahaan travel agent misalnya atau perusahaan lainnya.
Setelah menanyakn dua hal itu, barulah reception memeriksa pemesanan kamar tersebut, sambil mengecek informasi pememsanan kamar tersebut. Reception juga harus mengecek bagaiman metode pembayaran yang dilakukan oleh tamu tersebut.
Jika tamu tersebut tidak melakukan pembayaran melalui travel agent atau perusahaan booking kamar hotel, maka reception harus meminta cash deposit kepada tamu sebagai garansi untuk tamu tersebut selama menginap. Setelah itu, reception wajib memberikan cash reciep.
4. Receptionist memberikan formulir untuk melakukan registrasi.
Prosedur check-in tamu individu yang selanjutnya adalah pengisian formulir registrasi. Pengisian formulir registrasi atau check in ini dilakukan sebelum tamu menyerahkan cash deposit tadi.
Formulir registrasi ini berisikan informasi dari tamu tersebut, seperti nama tamu, tanggal lahir tamu, asal tamu, jumlah orang yang dibawa oleh tamu, tanggal kedatangan dan keberangkatan tamu, merode pembayaran tamu, dan lain sebagainya.
5. Receptionist memeriksa kembali formulir registrasi yang diisi oleh tamu.
Tahap selanjutnya prosedur penanganan check in tamu perorangan adalah pemeriksaan formulir registrasi. Setelah tamu selesai mengisi formulir tersebut, reception akan memerikasi kebali informasi yang ada di formulir tersebut dengan cara meminjam passport dan identitas dari tamu tersebut. Jika ada informasi yang belum lengkap, maka reception wajib untuk menanyakan dan melengkapi formulir tersebut.
6. Receptionist memberikan guest card, breakfast coupon, welcome drink coupon, dan kunci kamar ke pada tamu.
Setelah senua persyaratan usdah dilengkapi oleh tamu, maka prosedur tamu check-in perorangan yang selanjutnya adalah memberikan guest card, breakfast coupon, welcome drink coupon, dan kunci kamar ke pada tamu.
Guest sendiri merupakan kartu pengenal selama tamu tersebut menginap di hotel, sedangakan breakfast coupon dan welcome drink coupon adalah kartu yang dapat ditukarkan oleh tau dengan sarapan dan welcome drink atau minuman selamat datang.
Tidak ketinggalan, reception juga harus menyerahkan cash reciep atau bukti pembayaran deposit yang dilakukan oleh tamu.
7. Receptionist menjelaskan informasi dan fasilitas yang ada di hotel.
Setelah semua hal tersebut sudah diberikan reception kepada tamu, maka receptionist wajib untuk menjelaskan informasi mengenai fasilitas dan pelayanan yang disedian oleh hotel. Namun terlebih dahalu receptionist harus menanyakan terlebih dahulu kepada tamu, apakah dia ingin bertanya sesuatu mengenai hotel.
8. Receptionist mengucapkan salam kepada tamu.
Langkah kesekian dari penangan check in tamu perorangan adalah memberikan salam penutup kepada tamu. Ucapkan semoga tamu tersebut nyaman dan betah selama tinggal di hotel ini, dan semoga hari-hari tamu tersebut menyenangkan.
Contoh : “Alright Sir, I hope you comfortable and enjoy during stay in our hotel. If you need something, don’t to hesitate to call dial number 1 to our reception. And have a nice day”
9. Bellboy mengantarkan tamu ke kamarnya.
Kemudian langkah terakhir prosedur penanganan tamu check in individu adalah reception memanggil bellboy untuk mengantarkan tamu ke kamarnya.
Dan untuk percakapan bellboy ini bisa kalian lihat pada bagian akhir artikel ini.
Baca Juga : Persiapan Awal Kegiatan Reception Section Di Hotel dalam Menyambut Kedatangan Tamu
So, jadi itulah tadi bagaimana prosedur penanganan check in tamu individu secara singkat. Namun, itu kembali lagi pada prosedur dari masing-masing hotel, karena hal tersebut terkadang ada sedikit perbedaan antara hotel satu dengan hotel yang lainya. Namun pada dasaranya, prosedur penanganan check in tamu individu atau perorangan seperti yang sudah admin jelaskan di atas.
Jadi, admin rasa cukup sampai disini pembahasan admin tenaprosedur ng materi prosedur penangan tamu check-in di hotel. Dan untuk contoh percakapan menangani tamu check in, bisa kalian baca pada aritikel di bawah ini. Jadi semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi kalian yang membacanya.